Darbuotojų ugdymo formos: ugdymo dialogai

2007 09 15

Pagrindinis ugdymo dialogų tikslas – ugdyti ir stiprinti darbuotojų sugebėjimus bei įgūdžius reikalingus aukščiausiems rezultatams pasiekti

Sėkmingų kompanijų vadovai vis dažniau kelia klausimą: ką dar galime padaryti, kad skatintume savo žmones imtis iniciatyvos, savarankiškai ieškoti sprendimų, tobulėti? Kas garantuotų bendrovei stabilų konkurencinį pranašumą?

Šią situaciją galima spręsti ugdant darbuotojų savarankiškumą, išmokant juos kuo daugiau užduočių atlikti be vadovo pagalbos,  imtis iniciatyvos naujose sudėtingose situacijose ir surasti geriausius sprendimus.

To siekdami šiuolaikiniai vadovai atsigręžia į kasdieninius įvykius, su kuriais susiduria jų darbuotojai. Įvairios sudėtingos, nestandartinių sprendimų reikalaujančios darbinės situacijos, tinkamai įvertintos, aptartos ir išnagrinėtos, virsta vadovo ir darbuotojo dialogais bei leidžia kurti artimesnį santykį darbuotoju, kūrybiškai spręsti problemas, vystyti naujus darbuotojų gebėjimus.

Vadovavimas ugdant darbuotojus (angl. coaching) - tai individualus procesas tarp vadovo ir jo darbuotojų,  kurio metu aptariama, kaip darbuotojas taiko savo žinias ir įgūdžius bei nuostatas,  siekiant tobulinti darbuotojo darbo rezultatų kiekybinius bei kokybinius rodiklius.

Mes šį procesą pavadinome ugdymo dialogais – vadovų lyderystės stiliumi arba įrankiu, padedančiu atskleisti ir gerinti darbuotojų sugebėjimus bei pasiekti pačių įsimintiniausių rezultatų.

Ugdymo dialogų ištakos siejamos su sporto psichologija, kai treneris, įvertindamas individualius sportininko gebėjimus bei psichologinį pasiruošimą, taiko specifinį individualių treniruočių planą. Tiek sportininko, tiek trenerio tikslas – pasiekti aukščiausių rezultatų.

Ugdymo dialogai gali turėti skirtingas ugdymo tikslus, kurie keliami atsižvelgiant į skirtingas darbo situacijas bei individualaus žmogaus turimus įgūdžius.

Bendrieji ugdymo dialogų tikslai yra šie:

  • ugdyti darbuotojų savarankiškumą darbinėse situacijose ieškant geriausių sprendimų;
  • atskleisti darbuotojų sugebėjimus bei potencialą;
  • ugdyti atsakingumo jausmą, kad darbuotojai išmoktų ir įprastų savarankiškai imtis iniciatyvos naujose, sudėtingose situacijose;
  • kad savarankiški darbuotojai vis daugiau užduočių atliktų be vadovo pagalbos.

Galima  išskirti ir konkretų rezultatą numatančius darbuotojų ugdymo dialogų tikslus:

  • Korekcinis - tam tikrų veiklos aspektų, dėl tam tikrų priežasčių neatitinkančių nustatytų standartų, tobulinimas. Pvz.: Regiono Pardavimų vadovas siųsdamas ketvirtines veiklos ataskaitas nesilaiko sutartos ataskaitos formos.
  • Tobulinimo -  stipriųjų pusių plėtojimas,naujų įgūdžių ir žinių, padėsiančių susidoroti su ateities iššūkiais, įgijimas. Pvz.: Kompanijos funkcinis vadovas rengiamas tapti kompanijos vadovu.
  • Kūrybinis -  nauji būdai atlikti dabartinėms užduotims arba būdai atlikti naujomis užduotimis. Pvz.: nauji būdai, kaip motyvuoti savo darbuotojus; nauja reklaminė kampanija ir t.t.

Kada ir kokius darbuotojus verta ugdyti

Ugdymo dialogus pradėti su darbuotoju tikslinga, jei jis sugeba objektyviai analizuoti savo veiksmus, priimti grįžtamąjį ryšį, domisi savo ir kitų kolegų poelgiais, darbuotoją motyvuoja ugdymas.

Ugdymo dialogo poveikis susijęs su vadovo gebėjimu kelti ir formuoti taiklius klausimus, kurie skatintų patį darbuotoją tarsi iš šalies pamatyti savo situaciją. Svarbu, jog klausimai būtų užduoti laiku ir skatintų mąstyti, pavyzdžiui:  „Papasakok išsamiau visą situaciją – kaip tai įvyko? Ką galėjai daryti kitaip?“

Tokie dialogai turėtų toliau skatinti darbuotojus taikyti sėkmingus elgsenos modelius bei atrasti išeitis iš sudėtingų situacijų. Po dialogo darbuotojai, lydimi tinkamų vadovo klausimų, patys iškelia idėjas, siūlo patobulinimus. Tai reiškia, kad atrasdami naujus sprendimus patys žmonės jaučiasi labiau motyvuoti ir atsakingi, vertina tai ne kaip vadovo primestą nuomonę, o savo paties nuopelnus.

Ugdant darbuotojus reikalinga žinoti vykdomos veiklos standartą – t.y. kokio rezultato/ elgesio tikimasi iš ugdomo žmogaus. Dažniausia šie rezultatai organizacijose yra apibrėžiami įvairiomis procedūromis, tvarkomis, procesais, kompetencijomis, pvz.: siekiame, kad pardavimo darbuotojai laikytųsi sutartų pardavimo proceso žingsnių; klientus aptarnaujantys darbuotojai – aptarnavimo standarto arba turime tikslą tobulinti vadovo delegavimo įgūdžius. Visos šios situacijos gali būti sprendžiamos ugdymo dialogų metu.

Ugdymo dialogai yra skirti ir turi būti taikomi darbuotojams, kurie yra motyvuoti, gerai išmano pagrindinius darbo procesus ir produktus.

Ugdymo dialogai netinka, kai:

  • darbuotojas nėra motyvuotas – tokiu atveju prieš pradedant ugdymo dialogus reikia skirti laiko darbuotojo motyvacijai išsiaiškinti;
  • kai darbuotojas naujas – prieš pradedant ugdymo dialogus reikia supažindinti su darbo pobūdžiu, paaiškinti, ko iš jo tikimasi, mokyti, kaip teisingai atlikti užduotis;
  • kai darbuotojas neturi noro mokytis, yra arogantiškas, nepriima kitų pagalbos, jam trūksta įžvalgumo arba jis save žemai vertina.

Ugdymo dialogus su darbuotoju pradėti galima, jei (pagal M. Hunt, 2002):

  • darbuotojas sugeba objektyviai analizuoti savo veiksmus sudėtingose darbinėse situacijose;
  • sugeba pripažinti, jog kiti gali turėti daugiau žinių ir patirties už jį;
  • domisi savo ir kitų kolegų poelgiais;
  • sugeba klausytis, priimti ir suteikti grįžtamąjį ryšį;
  • darbuotoją motyvuoja ugdymas, jis siekia tobulėti ir mokytis.

Ugdymo dialogo technika

Ugdymo dialogą sudaro penkti nuoseklūs žingsniai (Lina Stankevičienė, „Lyderių praktika: darbuotojų ugdymo dialogai“, 2007). Kiekvienas jų turi savo tikslus:

1 Žingsnis. Situacijos sustabdymas ir susitikimas

Pradedant darbuotojų ugdymo dialogus, svarbiausia vadovo užduotis – klausytis.

Šio žingsnio tikslas – stebėti ir sustabdyti situacijas, kai galima pradėti ugdymo dialogą, užmegzti  pokalbį su darbuotoju teigiamoje aplinkoje.

Šiame etape naudotini klausimai kalbantis su darbuotoju būtų: „Papasakokite apie šią situaciją; Kaip ją vertinate? Paaiškinkite išsamiau“....

Pavyzdys:

Vadovas: Pasikalbėkime apie susirinkimo eigą. Ar esate patenkinta susirinkimu?

Darbuotojas: Man atrodo, viskas gerai. Klausimus aptarėme, paskyrėme atsakingus žmones naujoms užduotims.

Vadovas: Skamba gerai.

Darbuotojas: Tik tos diskusijos, jos vis įsižiebia.

Vadovas: Įsižiebia?....

Darbuotojas: Atrodo, jog klausimas jau išnagrinėtas, o po kurio laiko visi vėl pradeda apie tai diskutuoti. Ir kaip juos sustabdyti?

Vadovas: Panagrinėkime tai. Papasakok apie diskusijas, kurios prasideda nelaiku.

Šiame etape vadovui pravartu stebėti savo darbuotojus darbinėse situacijose, siekiant pagelbėti darbuotojams sudėtingesnėse situacijose, o, jei sekasi gerai, dar labiau juos paskatinti. Šiame etape svarbu atkreipti dėmesį į darbuotojo užduodamus klausimus, reiškiamus įspūdžius apie atliktus darbus, vykusius susitikimus. Prieš pradedant ugdymo dialogus labai svarbu, kad vadovas „išgrynintų“ situaciją, kurią nori aptarti su darbuotoju bei  skirtų laiko pokalbio pasiruošimui. Dialogo pradžioje svarbiausia vadovo užduotis – klausytis.

2 Žingsnis. Suprasti situaciją

Vadovas, tinkamų klausimų pagalba, paskatina darbuotoją papasakoti bei įvertinti situaciją.

Tikslas – užduoti darbuotojui tik atvirus klausimus (kas, ką,, kaip?), kurie skatintų darbuotoją papasakoti bei analizuoti situaciją. Šiame etape naudotini klausimai galėtų būti: „Kas tau svarbu šioje situacijoje?“„Ką realiai darei, kokio rezultato tikėjaisi?“ ir kiti.

Pavyzdys:

Darbuotojas: Pristačiau pirmą darbotvarkės klausimą, vienas Tomas išsakė savo nuomonę, kiti tylėjo ir tik vėliau pradėjo tuo pačiu klausimu diskutuoti.Gal aš pernelyg skubu, o gal jiems neįdomu?

Vadovas: Iš ko sprendi, kad neįdomu?

Darbuotojas: Gal ne, gal jiems įdomu, nes vėliau pradeda diskutuoti ir klausinėti.

Vadovas: O ką darei, kad jie iš karto įsitrauktų į diskusijas?

Darbuotojas: Po klausimo pristatymo pasiteiravau, kas kokių klausimų turi?

Šiame etape vadovo užduotis pateikti tokius klausimus, kurie padėtų darbuotojui papasakoti, įvertinti situaciją. Vadovui taip pat svarbu nuolat pasitikslinti, ar teisingai suprato situaciją. Svarbu, kad vadovas susilaikytų nuo galimų sprendimų darbuotojui siūlymo. Vadovo užduotis - uždavinėti klausimus ir klausytis.

3 ŽingsnisSuteikti grįžtamąjį ryšį

Suteikiant grįžtamąjį ryšį darbuotojui labai svarbu remtis konkrečiais faktais bei pavyzdžiais.

Tikslas – išsakyti darbuotojui savo pastebėjimus apie situaciją, darbuotojo elgseną,  pasidalinti savo patirtimi.

Galimi teiginių ir klausimų pavyzdžiai būtų: „Iš to, ką tu man pasakoji, girdžiu, jog ....; aš pats esu pastebėjęs, kad...“

Pavyzdys:

Vadovas: Pati pastebėjai, kad užbaigus antrą darbotvarkės klausimą, dalyviai pradėjo klausinėti apie pirmąjį.

Darbuotojas: Kai aš klausiau, ar jie turi klausimų, tai niekas nieko neklausė...Kam čia laukti, jei būtų norėję paklausti, būtų sureagavę.

Vadovas: Pagalvokim, kiek laiko jie turėjo pateikti klausimams? Pusę sekundės? O tai, kad jie grįžo prie jo vėliau, rodo, jog tas klausimas buvo jiems svarbus.

Darbuotojas: Taip, vėliau jie tarsi atsibudo...

Šiame etape vadovas nuo klausimų pateikimo ir klausymosi pereina prie aktyvaus savo pastebėjimų išsakymo, suteikdamas grįžtamąjį ryšį darbuotojui tiek apie teigiamas, tiek apie neigiamas elgsenas. Išsakant pastebėjimus labai svarbu remtis konkrečiais faktais bei pavyzdžiais.

4 Žingsnis. Sutarti tolesnius veiksmus

Darbuotojas turi turėti galimybę rinktis pritaikyti vadovo patirtimi paremtus sprendimus ar rasti  bei pritaikyti naujus.

Tikslas – sutarti su darbuotoju veiksmų eigą – ko darbuotojas toliau ketina imtis, kad situacija keistųsi arba ką jis galėtų toliau sėkmingai tęsti.

Galimi klausimų pavyzdžiai: „kokių veiksmų imsitės?, kas turėtų pasikeisti, kokia pagalba reikalinga?“

Pavyzdys:

Vadovas: Ką gali padaryti, kad pristačius pirmąjį darbotvarkės klausimą darbuotojai iš karto sureaguotų ir pradėtų klausinėti?

Darbuotojas: Galiu palaukti ilgiau...Bet vieni ilgiau ir lėčiau galvoja, kiti greičiau...Gal tada visų klausti, ką jie mano?

Vadovas: Visų tai ?....

Darbuotojas: Na, kiekvieno iš eilės greitai paklausti, ką mano.

Vadovas: Susirinkimų metu svarbu išgirsti kiekvieno dalyvio nuomonę ir pasiūlymą. Man geriausiai veikia, kai visų iš eilės perklausiu, ką jie mano. Taigi diskusijos po kiekvieno darbotvarkės klausimo išties gera mintis. Kaip gali sau priminti, kad skirtum laiko nuomonių išsakymui?

Darbuotojas: Galiu į savo darbotvarkę prie kiekvieno punkto pasirašyti: sustoti ir pasiklausti visų nuomonės.

Vadovas: Puiki mintis!

Ketvirtajame etape vadovo tikslas – užduoti darbuotojui tokius klausimus, kurie skatintų jį ieškoti sprendimų bei įžvelgti tų sprendimų tolesnes pasekmes. Taip pat vadovas gali dalintis savo patirtimi, tačiau darbuotojas pats savarankiškai turėtų turėti galimybę rinktis, ar ja pasinaudoti, ar rasti naujus sprendimų būdus. Taip pat darbuotojas turėtų jausti vadovo paramą ir pagalbą.

5 Žingsnis. Įvertinti tobulėjimą

Vadovui ir pavaldiniui svarbu sutarti dėl aiškių ir išmatuojamų užduočių, kurias darbuotojas turi atlikti per tam tikrą terminą.

Tikslas – sutarti, ką konkrečiai darbuotojas turi pradėti daryti, ar tęsti, ar daryti kitaip.

Naudotinos frazės būtų: „sutarkime, kad svarbiausi bus du dalykai: pirmas - ..., antras - ...“, kitame susitikime tu jau išbandysi..“.

Pavyzdys:

Vadovas: Apibendrinant mūsų pokalbį: kitos savaitės susirinkime po kiekvieno darbotvarkės klausimo būtina sustoti ir paklausti kiekvieno dalyvio nuomonės pristatytu klausimu. Po to galėsime aptarti, kaip tau sekėsi įtraukti visus dalyvius į diskusiją. Sėkmės!

Darbuotojas: Ačiū už pokalbį! Smagu atrasti naujų dalykų, kur galima tobulėti.

Vadovo ir  pavaldinio susitarimai turi būti aiškūs ir išmatuojami, o taip pat numatomas terminas jų pasiekimo aptarimui.

Darbuotojų ugdymo dialogus taikančių vadovų atsiliepimai

Apibendrinant darbuotojų ugdymo dialogų (coaching‘o) mintis, būtų galima pateikti keleto vadovų atsiliepimus, kurie, remdamiesi TMD partners konsultantės Linos Stankevičienės parengtu instrumentu „Lyderių praktika: darbuotojų ugdymo dialogai“ , šią metodiką (coaching‘ą) praktiškai taiko savo darbe:

Nadežda Doronina Koltan, Rytų Regiono pardavimų direktorė (Lietuvos Draudimas):

„Viskas kas genialu yra paprasta. Ši metodika, taikant ją teisingai, yra aiški ir suprantama, be dviprasmybių. Svarbiausia – pajausti, kada reikia „sustabdyti“ situaciją ir paskatinti darbuotoją  pačiam rasti tinkamą atsakymą. Ir dar nebuvo nei vieno karto, kad pavaldiniai nerastų  teisingo sprendimo patys. Kai darbuotojas sprendimą randa pats, toks suvokimas jam yra žymiai svarbesnis, brandesnis, nei primestas „iš šalies“. Skyrus pakankamai laiko, iš tiesų galima suformuoti gerus darbuotojų įpročius“.

Šarūnas Nedzinskas, Verslo ir rizikos departamento direktorius ( Lietuvos Draudimas):

„Darbuotojų coaching‘as, jo žingsniai naudingi keletu aspektų:

  • tai metodika, primenanti, jog reikia sustoti, rasti laiko pakalbėti su žmogumi, skirti tam dėmesio nepaisant visų pokyčių, didelio darbų bei informacijos srauto;
  • šių žingsnių pagalba vadovas tampa kantriu, geru klausytoju, skatinančiu darbuotoją surasti svarbiausius atsakymus pačiam. Vadovas  tarsi nejučiomis „pakreipia“ darbuotoją tinkama linkme.
  • Coaching‘o pagalba susiduriame su esmine vadovo misija – žmonių ugdymu. Vadovo sėkmė tiesiogiai priklauso nuo to, kiek jis sugeba išugdyti savo pavaldinius. Coaching‘as yra patyrusio vadovo vadovavimo būdas, jo dalis“.

Darbuotojų ugdymo dialogų metodiką savo darbe taiko vis daugiau kompanijų Lietuvoje: farmacijos, mažmeninės prekybos, draudimo įmonės, bankai.

Nuorodos į medžiagą:

Specialiai darbuotojų ugdymui TMD partners išleido savarankiško mokymosi instrumentą -„Lyderių praktika: darbuotojų ugdymo dialogai“. Jis priklauso „Profesional Memo“ serijai – tai kompaktiškos žinių atmintinės, kurios padeda užtikrinti teisingą žinių taikymą konkrečiose verslo situacijose.

Šis straipsnis ir yra parengtas remiantis minėto instrumento medžiaga.

„Lyderių praktika: darbuotojų ugdymo dialogai“ instrumentą sudaro:

Instrukcija. Joje - praktiniai patarimai bei paaiškinimai, kodėl svarbu ugdyti savo darbuotojus, kaip turi vyksti ugdymo dialogai ir kodėl jie naudingi šiuolaikiniams vadovams.

Atmintinė. Čia pateikti ugdymo dialogo vedimo žingsniai bei technika.

Bloknotas. Skirtas ruošiantis ugdymo dialogui su darbuotoju bei fiksuoti vadovo sprendimus ir sutarimus pokalbio metu. Jame parengti ugdymo dialogo plano klausimai, galimybė kaupti reikalingus įrašus vienoje vietoje.

Simbolinė rašymo priemone – sprendimų fiksavimui, kurie bus sutarti su darbuotoju ugdymo dialogo metu.

Plačiau apie instrumentą galite pasiskaityti čia.>>

Lina Stankevičienė