Vien temų susirinkimui nepakanka

2005 10 29

Tinkamai nepasirengus susirinkimui įmonėje, sunku tikėtis gerų rezultatų. Jei nenorite posėdžių kambaryje veltui švaistyti laiko ir visiems įvaryti migrenos beprasmėmis diskusijomis, laikykitės keleto paprastų taisyklių, pataria profesionalai.
 
Specialistai sutaria, kad susirinkimui reikia rengtis, ir ne paskutinę minutę.  Ne mažiau svarbu paskirti moderatorių, kuris sugebėtų suvaldyti dalyvius, pasirūpintų, kad būtų išgirstos visos nuomonės ir argumentai. Beje, derėtų nepamiršti, kad moderatorius nėra įmonės vadovas. Būtina skaičiuoti ir kiekvienam pasisakymui skirtas minutes.
 
Geriau anksčiau
 
Lina Stankevičienė, kauniškės verslo mokymų ir konsultacijų UAB “TMD Partners” projektų vadovė, pasakoja, kad pirmiausia derėtų aiškiai nustatyti, ko siekiama susirinkimu.
 
“Akivaizdu, kad vienaip nusiteikę žmonės rinksis į pusvalandžio trukmės posėdį, kurio tikslas pasikeisti naujausia informacija apie projektus, ir visai kito tikėsis eidami į susirinkimą, kurio metu numatyta išspręsti vieną arba kelias problemas. Todėl labai negerai, kai trumpam susibėgę darbuotojai užsimiršta ir diskutuoja kelias valandas. Darbuotojai būna suplanavę kitus darbus ir, žinoma, nebūna deramai pasirengę gilintis į sudėtingas problemas”, – komentuoja p. Stankevičienė.
 
Pasak Birutės Vilčiauskaitės, darbuotojų paieškos, atrankos bei konsultacijų UAB "Ateities personalas" direktorės, kuo anksčiau darbuotojams bus pranešta apie susirinkimą, tuo geriau. Tai reikėtų padaryti bent jau prieš 2-3 dienas."Pardavimo vadybininkai savo darbus planuoja labai tiksliai, dienotvarkę kartais žino savaitę į priekį, todėl įterpti neplanuotą susirinkimą sudėtinga", – pavyzdį pateikia p. Vilčiauskaitė.
 
Anot jos, kai kurios įmonės šią problemą sprendžia paprasčiau: paskiria konkrečią susirinkimo dieną ir valandą, tuomet visi darbuotojai atitinkamai planuoja savo dienotvarkę. Tuomet sekretorei belieka visiems persiųsti susirinkimo temas, naujus dokumentus, su kuriais kiekvienas, ateidamas į susirinkimą, jau turi būti susipažinęs.
 
“Susirinkimui turi rengtis visi jo dalyviai. Pavyzdžiui, jei įmonė pertvarko klientų atsiskaitymo sistemą, prieš ateidami į susirinkimą visi dalyviai turėtų  būti susipažinę su pakeitimais, o diskusijų metu aptarti neaiškius klausimus”,- komentuoja p. Vilčiauskaitė.
 
Anot Rimos Valantiejienės, Tarptautinės aukštosios vadybos mokyklos Biznio mokymo centro konsultantės, labai svarbu, kad temą apsvarstę darbuotojai įspėtų moderatorių, jog kalbės tam tikra tema ir kiek minučių truks jo pasisakymas.
 
"Susirinkime reikia kuo mažiau spontaniškų pasisakymų. Pasisakymams būtina rengtis ne tik tam, kad susirinkimas vyktų sklandžiai, bet ir tam, kad dalyviai į jį rinktųsi apnikti kuo mažiau negatyvių nuotaikų ir išankstinių nusistatymų",– pasirengimo naudą įvardija p. Valantijienė.
 
Svarbu suvaldyti
 
Specialistai neabejoja, kad kiekviename susirinkime turi būti vadovas, kuris prižiūrėtų, kad dalyviai diskutuodami nenuklystų nuo temos, būtų išsiaiškinti visi rūpimi klausimai, išklausytos visų dalyvių nuomonės, o ne tik to, kuris  daugiausia ir garsiausiai kalba arba turi vadovo palankumą.
 
“Renkantis vedėją verta laikytis tam tikros rotacijos. Negerai, kai susirinkimui nuolat vadovauja tas pats žmogus”, - pabrėžia p. Stankevičienė.
 
Pasak p. Valantiejienės, reikėtų skatinti, kad susirinkimui vadovautų skirtingi  žmonės, nes taip vadovas gali stebėti diskusiją šiek tiek iš šalies, jam lengviau suprasti, kuo gyvena įmonės darbuotojai, kokias problemas sprendžia.  "Jei vyksta susirinkimas, kuriame aptariama specifinė problema, vadovauti turėtų aptariamą temą gerai išmanantis darbuotojas. Tačiau susirinkimą gali vesti ir ne žinovas, bet tiesiog moderatorius. Jo tikslas - surinkti nuomones,  kontroliuoti kalbėjimo laiką ir tempą, pasirūpinti, kad būtų išgirstos visų nuomonės ir argumentai. Jis turi ir susisteminti, apibendrinti susirinkime gautas žinias",- sako p. Valantiejienė.
 
Ne vieta kritikai
 
Pasak p. Vilčiauskaitės, diskusijai palankią atmosferą dažniausiai sukuria susirikimui vadovaujantis darbuotojas. Mat nuo jo priklauso, ar bus pristabdyti aktyviausi dalyviai bei paskatinti nedrąsieji.
 
“Klausimai: “O ką manai tu šiuo klausimu?“ arba “Įdomi mintis, gal galėtum  papasakoti išsamiau“, t.y. parodytas dėmesys, padės jaustis drąsiau ir įsitraukti į bendrą diskusiją”, - pataria p. Vilčiauskaitė.
 
Anot specialistės, dažnai nutinka taip, kad vos tylesnis žmogui ištaria pirmuosius žodžius, šnekusis dalyvis iš karto jį nutraukia arba replikuoja, kad tai neįgyvendinama, nesąmonė ir pan. Taigi susirinkimo vadėjas turėtų tokias replikas iš karto nutraukti bei padrąsinti tylesnįjį sakydamas, kad mintis labai įdomi ir paskatinti išsamiau apie ją papasakoti.
 
“Lietuvoje susirinkimai, deja, dažnai asocijuojasi su nemalonia atmosfera, baime susilaukti kritikos. Viena iš priežasčių – vadovai vis dar nesibodi asmenines pastabas darbuotojams išsakyti viešai susirinkimo metu. Kritinės  pastabos neturi būti pateikiamos tiesmukai. Darbuotojai į susirinkimą turi rinktis ne tikėdamiesi, kad “ši kartą man gal neklius”, o nusiteikę pozityviam pokalbiui”, - priduria p. Stankevičienė.
 
Anot specialistės, viešai per mažai akcentuojami teigiami pokyčiai, nors būtent tokia informacija skatina žmones dirbti, kurti, siūlyti naujoves. Priešingai, susirinkimai kartais tampa vieta, kurioje vadovai stengiasi įrodinėti savo viršenybę, užuot mėginę įtraukti į diskusijas darbuotojus, demonstruoti, kad jų nuomonė yra laukiama ir vertinama, ir taip skatinti iniciatyvą.
 
Agnė Ranonytė