Vadovui: kad planuojami mokymai būtų tikslingi

2005 09 22

Kartais personalo tobulinimosi poreikiai yra labai akivaizdūs: diegiant naujas technologijas, reikalingas jų praktinis išbandymas, o priėmus naują darbuotoją būtinas tikslinis jo įvedimas į esamą poziciją. Be abejonės, nepakanka tik konstatuoti, kad darbuotojus reikia mokyti. Norint išvengti ,,gaisrų gesinimo” ir siekiant mokymą sistemingai planuoti, reikia specifinių žinių bei įgūdžių.
 
Mokymo poreikių tyrimas suteikia kryptį organizacijos daromoms investicijoms į personalą ir padeda nustatyti darbuotojus, į kurių vystymą investuoti verta. Net jei ir atrodo, jog darbuotojų mokymo poreikis pakankamai akivaizdus, jį reikia tikslingai pagrįsti. Akivaizdu, jog naujai paskirtam vadovui greičiausiai reikės tobulinti vadovavimo įgūdžius, bet ar reikia pradėti nuo komandos formavimo, delegavimo ar tiesiog bendravimo su pavaldiniais subtilumų? Tinkamai ištyrus bei įvardijus, ko konkrečiai organizacijos darbuotojams reiktų mokytis, lengviau ieškoti tinkamų būdų žinioms įgyti. Tai leidžia parengti tikslines mokymų programas, kurios atitinka specifinius organizacijos poreikius ir pagerina įmonės veiklos rezultatus. Gali kilti klausimas - ką daryti, jei organizacijai sunku savo jėgomis profesionaliai nustatyti mokymo poreikius? Tuomet į pagalbą pasitelkiami šios srities specialistai, patikimos mokymų ir konsultacijų kompanijos.
 
Profesionalių konsultantų rengiamos ilgalaikės mokymo programos visuomet prasideda nuo tikslinio mokymo poreikių tyrimo. Tai padeda mokymo kompanijai matyti visuminį organizacijos vaizdą, orientuotis ne į vienos funkcinės srities, bet visos organizacijos problemas. Visų pirma yra rengiamas specialus tyrimo planas, kurio pagrindu tampa elementarios organizacijos struktūrinės schemos peržiūra. Toliau įvardijamas konkretus tyrimo objektas – ar bus atliekamas visos organizacijos mokymo poreikių tyrimas, ar bus išsiaiškinti atskirų darbuotojų grupių (pardavimo vadybininkų, vidurinio lygmens vadovų, aukščiausio lygio vadovų, kt.) mokymo poreikiai. Jau po pirmojo pokalbio su organizacijos aukščiausio lygio vadovais yra sprendžiama, kokie metodai labiausiai reikalingi pasiekti iškeltiems tyrimo tikslams, kaip jis bus atliekamas. Dažniausiai yra derinami ir naudojami trys pagrindiniai instrumentai:
 
- anoniminė anketinė apklausa
 
- diskusijos grupėse
 
- tiesioginiai interviu
 
Anoniminė anketinė apklausa tradiciškai atliekama el. paštu arba tiesiogiai pateikiant įmonėms darbuotojams reikalingas anketas. Šis metodas labai puikiai atskleidžia įvairias problemines situacijas, išryškina konfliktinių santykių tarp vadovų ir darbuotojų priežastis. Dažniausiai išoriniu konsultantu įmonės darbuotojai pasitiki kur kas labiau, būna atviresni ir nuoširdžiau išreiškia susirūpinimą keliančius veiksnius.
 
Tuo tarpu tiesioginiai interviu dažniausiai atliekami su aukščiausio lygio vadovais, personalo vadovais, taikomi vidurinio lygmens funkciniams vadovams, jei tiriama konkrečios grupės mokymo poreikių problematika. Tai leidžia tiesiogiai suvokti asmenines vadovų pozicijas, įvertinti jų mąstymą ir pamatyti skirtingus požiūrius. Dažniausiai jau šiame etape labai aiškiai išryškėja indikacijos, kokių mokymų organizacijai reikia labiausiai: ar trūksta vadovavimo įgūdžių, ar komandinio darbo patirties, santykių su klientais valdymo ir pan. Tuo tarpu grupinės diskusijos tiksliai papildo gautas prielaidas, išryškina problematiškiausias situacijas. Vienas iš svarbiausių mokymo poreikių tyrimo rezultatų yra ne tik tai, jog mokymus vesiantis konsultantas profesionaliai įsigilina į organizacijos veiklos specifiką ir tarsi laikinai įsilieja į darbuotojų kolektyvą, bet ir tai, jog jų metu surenkama labai daug naudingos medžiagos, praktinių atvejų, kuriuos konsultantai apdairiai išnaudoja mokymų metu, nagrinėdami labai artimas įmonei specifines situacijas, o ne standartinius šabloninius atvejus.
 
Manantys, jog toks mokymo poreikių tyrimas trunka ištisus mėnesius,tikrai klysta. Paprastai profesionalai jį sugeba atlikti per kelias savaites: savaitė skiriama anoniminių anketų pildymui bei rezultatų apdorojimui, tiesioginiai interviu vyksta pagal iš anksto tiksliai suplanuotą grafiką ir paprastai netrunka ilgiau nei 1-1,5 val. Rezultate organizacijos vadovas gauna specialiai parengtą ataskaitą, kuri dažniausiai susideda iš kelių pagrindinių dalių:
 
- Situacijos įvertinimas (apibūdinamas vidinis organizacijos klimatas, darbuotojų aspiracijos karjeros, motyvacijos spragos, santykių su vadovais niuansai);
 
- Organizacijos ar tiriamos tikslinės grupės mokymosi poreikių apibūdinimas ir identifikavimas;
 
- Konkrečių mokymo programų ar kitų organizacijos vystymui reikalingų sprendimų pateikimas ir pagrindimas.
 
Mokymo poreikių tyrimas leidžia matyti visuminį kompleksinį organizacijos vaizdą ir parengti tokias mokymo ar organizacijos vystymo programas, kurios ne tik pašalina pasekmes, bet ir įveikia jų atsiradimo priežastis, tuo leisdamos užtikrinti ilgalaikę kompanijos veiklos sėkmę.
 
Vilius Žemaitis